Oxford Eduvision Akademi Al-Quran Al-Hadi Postpone Protocol
Oxford Eduvision Akademi Al-Quran Al-Hadi
Oxford Eduvision (M) Sdn. Bhd.

Postpone Protocol Guidelines

Panduan Protokol Penundaan Kelas
Oxford Eduvision Sdn Bhd (M)  •  Akademi Al-Quran Al-Hadi
1

Mukadimah & Tujuan

1.1 Latar Belakang

Oxford Eduvision (M) Sdn. Bhd. komited untuk memberikan perkhidmatan pendidikan berkualiti tinggi kepada setiap pelajar yang dipercayakan oleh ibu bapa. Konsistensi dan kebolehpercayaan kelas adalah teras kepada janji ini.

Berdasarkan maklum balas yang diterima daripada ibu bapa pelajar dan analisis dalaman, penundaan kelas yang tidak terurus secara sistematik telah dikenal pasti sebagai salah satu punca utama yang mengurangkan kepercayaan ibu bapa dan menyumbang kepada kadar pelajar berhenti (drop-off).

1.2 Tujuan Protokol

Protokol Penundaan Kelas (Postpone Protocol) ini bertujuan untuk:

  1. Menyeragamkan prosedur penundaan kelas merentas seluruh organisasi yang melibatkan semua guru.
  2. Memastikan setiap kelas yang ditunda diganti dalam tempoh yang munasabah.
  3. Mengurangkan kekecewaan ibu bapa akibat kelas yang ditangguh tanpa pengurusan yang baik.
  4. Mengurangkan kadar pelajar berhenti (student drop-off) berkaitan isu konsistensi kelas.
  5. Memberi rangka tindakan yang jelas kepada pihak pengurusan dalam mengurus prestasi guru.
  6. Mengiktiraf dan menghargai guru-guru yang konsisten dan berkomitmen.

1.3 Falsafah Protokol

Komitmen Bukan Sekadar Pilihan

Sebagai pendidik di Oxford Eduvision, kita memikul amanah keluarga yang mempercayakan kita untuk membentuk masa depan anak-anak mereka. Protokol ini bukan untuk menyusahkan guru — sebaliknya, ia adalah panduan untuk kita semua mengekalkan profesionalisme dan kepercayaan ibu bapa.

2

Skop & Tafsiran

2.1 Skop Pemakaian

Protokol ini terpakai kepada:

  • Semua guru Oxford Eduvision dan Akademi Al-Quran Al-Hadi (sepenuh masa dan separuh masa).
  • Semua pakej tuisyen: Al-Quran, KAFA, Akademik dan Tarannum.
  • Kelas fizikal, kelas online dan kelas hibrid.
  • Kelas individu dan kelas berkumpulan.

2.2 Tafsiran Istilah

Penundaan Kelas

Sebarang kelas berjadual yang tidak dapat diadakan pada masa asal yang ditetapkan, sama ada disebabkan oleh guru atau ibu bapa/pelajar.

Kelas Ganti

Kelas pengganti yang diadakan bagi menggantikan kelas yang telah ditunda. Mesti mempunyai durasi yang sama dengan kelas asal.

Hutang Kelas

Kelas yang telah ditunda tetapi belum diganti dalam tempoh yang ditetapkan oleh protokol ini.

No-Show (Tidak buat kelas tanpa makluman)

Guru tidak hadir ke kelas tanpa memaklumkan kepada ibu bapa mahupun admin terlebih dahulu.

Admin

Pegawai pentadbiran yang ditugaskan untuk mengurus dan memantau jadual kelas guru-guru tertentu di bawah seliaannya.

Notis

Makluman bertulis (WhatsApp, SMS, e-mel) atau lisan (panggilan telefon) yang dihantar kepada ibu bapa dan/atau admin.

3

Prinsip Asas Protokol

Protokol ini berdasarkan 5 prinsip asas yang wajib dipatuhi oleh semua guru.

1

Notis Awal Adalah Wajib

Setiap penundaan mesti dimaklumkan kepada ibu bapa sebelum masa kelas asal. Memaklumkan selepas masa kelas tidak diterima dan akan dikira sebagai No-Show.

2

Cadangan Kelas Ganti Mesti Disertakan

Penundaan tanpa cadangan kelas ganti adalah tidak sah. Cadangan tarikh ganti mesti diberikan dalam mesej yang sama dengan notis penundaan.

3

Kelas Ganti Mesti Dilaksanakan Dalam Tempoh Tertentu

Janji untuk ganti sahaja tidak mencukupi. Kelas ganti mesti benar-benar berlaku dalam tempoh yang ditetapkan. Tanpa pelaksanaan, kelas akan dikira sebagai hutang.

4

Setiap Penundaan Mesti Direkodkan

Guru wajib hantar screenshot mesej kepada admin sebagai bukti komunikasi. Tanpa rekod, penundaan tidak dianggap sah.

5

Konsistensi Akan Dihargai, Kelalaian Akan Diambil Tindakan

Guru yang konsisten akan diberikan saguhati penghargaan secara berkala (setiap 3 bulan) serta aplikasi percuma versi Windows. Guru yang berulang kali melanggar peraturan akan dikenakan tindakan berperingkat sehingga boleh membawa kepada penamatan kontrak.

4

Empat Kategori Penundaan Kelas

Setiap penundaan kelas mesti diklasifikasikan ke dalam salah satu daripada 4 kategori berikut.

1 Planned PostponeCuti / urusan yang diketahui awal ✅ Diterima
Tempoh Notis≥ 7 hari awal
Tempoh Kelas GantiDalam bulan yang sama

Definisi: Penundaan yang dirancang awal kerana guru mengetahui terlebih dahulu tentang urusan yang akan menjejaskan kelas. Contoh: cuti tahunan, urusan keluarga yang sudah dirancang, peperiksaan, kursus rasmi, perkahwinan dan umrah.

Tindakan Guru

  1. Maklumkan kepada ibu bapa dan admin sekurang-kurangnya 7 hari lebih awal.
  2. Sertakan 2 cadangan tarikh kelas ganti dalam mesej yang sama.
  3. Makluman kepada ibu bapa hendaklah di-screenshot dan dihantar kepada admin dengan segera.
  4. Konfirmasi tarikh ganti dengan ibu bapa dalam tempoh 2 hari.
  5. Update jadual ganti dalam Google Sheets (Sheet Kehadiran).
Implikasi jika tidak patuh: Tidak maklum 7 hari awal walaupun tahu lebih awal = automatik turun ke Kategori 3 (Last Minute). Tidak sertakan cadangan ganti = amaran bertulis dari admin.
2 Genuine Emergency PostponeKecemasan tulen di luar kawalan ⚠️ Diterima dengan bukti
Tempoh NotisSecepat mungkin (sebelum kelas)
Tempoh Kelas GantiDalam bulan yang sama

Definisi: Kecemasan tulen yang berlaku secara tidak dijangka dan di luar kawalan guru. Contoh: kematian ahli keluarga terdekat, kemalangan jalan raya dan bencana alam.

Tindakan Guru

  1. Maklumkan kepada ibu bapa dengan kadar segera setelah kecemasan berlaku (sebelum masa kelas) melalui direct call / WhatsApp call.
  2. Maklumkan kepada Admin.
  3. Sertakan cadangan tarikh kelas ganti dalam tempoh 24 jam selepas kelas asal sepatutnya berlangsung.
  4. Sediakan bukti sokongan (sijil sakit, gambar dokumen hospital, dll.) kepada admin selewat-lewatnya 2 hari.
3 Last Minute PostponeKurang 2 jam sebelum kelas ⚠️ Diterima — pemantauan admin
Tempoh Notis< 2 jam sebelum kelas
Tempoh Kelas GantiDalam bulan yang sama

Definisi: Penundaan yang dimaklumkan kurang daripada 2 jam sebelum masa kelas, dan bukan disebabkan oleh genuine emergency. Contoh: tertidur, rangkaian internet terganggu, dan hal peribadi yang boleh dirancang awal.

Tindakan Guru

  1. Wajib hubungi ibu bapa melalui panggilan telefon terlebih dahulu (bukan WhatsApp sahaja).
  2. Susuli dengan mesej WhatsApp untuk rekod bertulis.
  3. Sertakan cadangan tarikh kelas ganti dalam hari yang sama.
  4. Makluman kepada ibu bapa hendaklah di-screenshot dan dihantar kepada admin dengan segera.
⚠️ Implikasi: Sekiranya perkara ini berulang selepas diberi amaran bertulis daripada admin, surat amaran akan dikeluarkan.
4 No-Show PostponeTiada notis langsung 🔴 Tidak diterima
Tempoh NotisTiada notis langsung
TindakanMesti ganti + tindakan disiplin

Definisi:

  • Guru tidak hadir ke kelas tanpa memaklumkan kepada ibu bapa mahupun admin.
  • Ibu bapa atau pelajar terpaksa follow-up sendiri untuk mengetahui status kelas kerana guru tidak dapat dihubungi sama sekali.

Tindakan

1Admin cuba hubungi guru (call, WhatsApp, SMS) — Dalam 1 jam selepas kelas sepatutnya bermula
2Admin maklumkan ibu bapa & susun kelas ganti — Dalam 2 jam selepas kelas sepatutnya bermula
3Admin tegur secara bertulis kepada guru — Dalam 1–2 hari
4Surat amaran dikeluarkan (sekiranya masih berulang) — Dalam masa sebulan
5Surat penamatan perkhidmatan (untuk kes berulang) — Selepas pemantauan dibuat
Pengecualian: Sekiranya guru sendiri dalam keadaan kecemasan yang menyebabkan tidak dapat berkomunikasi (cth. kemalangan, masuk wad kecemasan), kategori ini boleh diturunkan kepada Kategori 2 dengan syarat bukti kukuh disediakan dalam tempoh 7 hari.
🔴 KATEGORI INI TIDAK DITERIMA SAMA SEKALI. No-Show adalah pelanggaran serius terhadap kontrak perkhidmatan dan amanah ibu bapa. Tindakan disiplin akan diambil serta-merta.
5

Contoh Genuine Emergency

Panduan jelas tentang apa yang dikira sebagai 'Genuine Emergency' untuk mengelakkan salah faham dan salah guna kategori ini.

✅ Diterima Sebagai Emergency

  • Kematian ahli keluarga terdekat (ibu bapa, adik beradik, pasangan dan anak sahaja)
  • Guru sendiri masuk wad / klinik akibat sakit serius
  • Anak / pasangan masuk hospital (kecemasan)
  • Kemalangan jalan raya
  • Bencana alam (banjir, kebakaran)
  • Wabak penyakit berjangkit yang memerlukan kuarantin
  • Kecemasan rumah (rumah terbakar, dirompak)
  • Panggilan rasmi kerajaan (mahkamah, polis, SPRM, JPJ)

❌ Tidak Diterima — Rancang Awal

  • Anak / ahli keluarga sakit ringan (boleh dijaga ahli keluarga lain)
  • Kenderaan rosak
  • Internet / elektrik terputus (rancang backup)
  • Bertindih dengan kelas lain (jadual sendiri)
  • Lupa / terlepas pandang
  • Mengantuk / kepenatan
  • Kenduri / majlis keluarga (boleh rancang awal)
  • Cuti tahunan yang tidak dirancang awal

Prinsip Penilaian Emergency

Sebarang penundaan atas alasan kecemasan akan dinilai berdasarkan kriteria berikut:

  • Kejadian berlaku di luar kawalan guru dan bukan disebabkan kecuaian sendiri.
  • Kejadian tersebut tidak dapat diramal atau dirancang lebih awal.
  • Situasi memerlukan perhatian segera sehingga guru tidak dapat menjalankan kelas seperti biasa.

Sekiranya ketiga-tiga kriteria dipenuhi, penundaan dikategorikan sebagai Emergency Postpone. Namun, jika salah satu kriteria tidak dipenuhi, penundaan akan diklasifikasikan semula sebagai Last Minute Postpone.

6

Hutang Kelas Tertinggal

  • Penangguhan kelas hanya boleh dilakukan maksimum 2 kali dalam masa sebulan.
  • Wajib menggantikan kelas dalam masa segera atau selewat-lewatnya dua (2) bulan dari tarikh kelas sebenar.
  • Sekiranya guru gagal menggantikan kelas dalam dua (2) bulan dari tarikh kelas sebenar, elaun guru akan dikurangkan sekiranya pembatalan kelas adalah disebabkan oleh guru.

(Rujukan: Buku Panduan Guru — m/s 5 & 6)

7

Prosedur Penundaan Kelas oleh Ibu Bapa

Untuk Kelas Personal One-to-One Sahaja

Penundaan kelas tidak hanya berlaku dari pihak guru. Ibu bapa juga kadangkala perlu menunda kelas.

7.1 Postpone Ibu Bapa

  • Setiap pelajar dibenarkan maksimum 2 postpone sebulan sahaja.
  • Kelas ganti hendaklah dijalankan dalam tempoh maksimum dua (2) bulan dari tarikh kelas sebenar dan tidak dibenarkan dibawa ke bulan-bulan berikutnya.
  • Sekiranya pelajar tidak memaklumkan mengenai kelas ganti dalam tempoh dua (2) bulan, kelas dianggap terbatal. Walau bagaimanapun, bayaran yuran tetap dikira seperti biasa.
  • Sekiranya pelajar memaklumkan pembatalan lewat (kurang daripada 1 jam sebelum kelas), guru berhak untuk tidak menggantikan kelas. Namun, guru perlu menghantar rakaman pembelajaran dan memberikan latihan sebagai pengganti kelas.

(Rujukan: Buku Panduan Pelajar — m/s 4 & 5)

7.2 Tindakan Guru Bila Ibu Bapa Postpone

  1. Sahkan dengan ibu bapa secara bertulis (WhatsApp) — bukan lisan sahaja.
  2. Maklumkan kepada admin.
  3. Tawarkan satu cadangan tarikh ganti dalam minggu yang sama.

7.3 Notis Minimum Ibu Bapa

Komunikasi Dua Hala

Sama seperti guru, ibu bapa perlu memberi notis sekurang-kurangnya 24 jam awal.

8

Template Mesej Standard

Semua guru wajib menggunakan template berikut. Guru boleh sesuaikan nada bahasa, tetapi struktur dan kandungan utama mesti dikekalkan. Tekan Salin untuk menyalin template.

TEMPLATE A
Planned Postpone (≥7 hari awal)
Assalamualaikum [Nama Ibu Bapa]. Saya ingin memaklumkan bahawa kelas pada [Hari, Tarikh, Masa] terpaksa ditunda kerana [Sebab: cuti tahunan / urusan keluarga / kursus rasmi]. Sebagai gantinya, saya cadangkan 2 tarikh kelas ganti: (1) [Tarikh A, masa A] (2) [Tarikh B, masa B] Mohon ibu bapa memilih slot yang paling sesuai supaya saya boleh confirm jadual lebih awal. Sekiranya kedua-dua tarikh tidak sesuai, sila cadangkan tarikh lain dalam minggu yang sama. Maaf atas segala kesulitan. Terima kasih atas kerjasama dan kefahaman ibu bapa.
TEMPLATE B
Genuine Emergency
Assalamualaikum [Nama Ibu Bapa], Mohon maaf atas notis singkat ini. Saya terpaksa menunda kelas hari ini [Hari, Tarikh, Masa] kerana [Sebab Emergency: sakit tiba-tiba / ahli keluarga masuk hospital / kecemasan]. Saya akan hubungi ibu bapa semula dalam tempoh 24 jam untuk cadangan tarikh kelas ganti. Insyaallah, kelas akan diganti dalam bulan ini. Sekali lagi, maaf atas segala kesulitan. Terima kasih atas kefahaman ibu bapa.
TEMPLATE C
Last Minute Postpone
Assalamualaikum [Nama Ibu Bapa], Seperti yang saya sampaikan dalam panggilan tadi, kelas pada [Hari, Tarikh, Masa] terpaksa ditunda kerana [sebab]. Saya cadangkan kelas ganti pada [Tarikh ganti, Masa] dalam minggu yang sama. Sila confirm sekiranya tarikh ini sesuai. Mohon maaf atas notis singkat ini. Saya akan pastikan kelas ganti berjalan tanpa sebarang isu lain.
📞 PENTING: Telefon ibu bapa dahulu, kemudian baru susuli dengan WhatsApp.
TEMPLATE D
Planned Postpone (Kelas Berkumpulan)
Assalamualaikum wbt, Dimaklumkan bahawa kelas yang dijadualkan pada (Hari, Tarikh, Masa) akan ditangguhkan atas sebab-sebab yang tidak dapat dielakkan. InshaAllah, kelas tersebut akan diganti pada (Hari, Tarikh). Bagi pelajar yang tidak dapat menghadiri kelas pada tarikh gantian tersebut, diminta untuk memaklumkan lebih awal kepada pihak admin. Rakaman kelas akan disediakan, dan pautan rakaman akan diberikan kepada pelajar yang tidak dapat hadir pada tarikh tersebut. Pihak kami memohon maaf atas sebarang kesulitan yang timbul dan amat menghargai kerjasama serta kefahaman semua pihak. Sekian, terima kasih.
TEMPLATE E
Last Minute Postpone (Kelas Berkumpulan)
Assalamualaikum wbt. Kelas malam ini terpaksa ditangguhkan sekali lagi atas urusan kecemasan yang tidak dapat dielakkan. Mohon maaf atas sebarang kesulitan. Insya-Allah, masa baharu kelas akan dimaklumkan kemudian. Terima kasih atas kefahaman dan kerjasama semua.

8.6 Tindakan Wajib Selepas Hantar Mesej

Selepas memaklumkan kepada ibu bapa, guru wajib menghantar screenshot mesej tersebut kepada admin untuk tujuan rekod dan pemantauan kelas ganti.

9

Carta Alir Visual

Carta alir ringkas untuk rujukan guru yang pantas.

Mula: Saya perlu menunda kelas
▼
Bilakah saya tahu tentang penundaan ini?
▼
≥ 7 HARI AWALKategori 1 · Planned Postpone
EMERGENCY MENDADAKKategori 2 · Genuine Emergency
< 2 JAM SEBELUM KELASKategori 3 · Last Minute
TIDAK MAKLUM LANGSUNGKategori 4 · No-Show
▼
Maklum kepada pelajar / ibu bapa
▼
Maklum kepada admin (hantar screenshot)
▼
Selesai ✓
10

Soalan Lazim (FAQ)

Q1 Apa berlaku jika ibu bapa tolak kedua-dua cadangan tarikh ganti? ▾
Tawarkan satu cadangan tambahan dalam minggu yang sama. Sekiranya ibu bapa masih tolak, kelas dikira 'postpone dari pihak ibu bapa' dan guru tidak wajib untuk ganti.
Q2 Bagaimana jika emergency saya berlaku berulang kali (cth. ahli keluarga kronik sakit)? ▾
Sila bincang dengan Ketua HR. Pihak pengurusan akan membantu menyusun jadual yang lebih fleksibel atau mempertimbangkan untuk mengurangkan bilangan kelas sementara waktu.
Q3 Saya postpone tetapi kelas ganti tidak boleh berlaku dalam minggu yang sama. Bagaimana? ▾
Dokumenkan komunikasi dengan ibu bapa. Jika ibu bapa setuju untuk lanjutkan tarikh ganti, guru boleh cadangkan tarikh ganti dalam bulan yang sama atau selewat-lewatnya 2 bulan dari tarikh kelas asal. Kemudian, hantar screenshot kepada admin.
Q4 Saya pelajar kelas berkumpulan. Bagaimana jika hanya satu ibu bapa ada masalah dengan tarikh ganti? ▾
Untuk kelas berkumpulan, majoriti ibu bapa (50%+) mesti bersetuju dengan tarikh ganti. Pelajar yang tidak boleh hadir akan diberikan rakaman kelas.
Q5 Apakah perbezaan antara 'sakit' yang diterima sebagai emergency dan yang tidak? ▾
Sakit yang menghalang guru daripada berfungsi (demam panas, gastric teruk, kemalangan) diterima. Sakit ringan (selsema biasa) yang masih membolehkan guru berkomunikasi tetapi tidak ingin mengajar tidak diterima.
Q6 Saya rasa ada situasi yang protokol ini tidak meliputi. Bagaimana? ▾
Sila rujuk kepada Admin atau Ketua HR. Setiap kes unik akan dipertimbangkan secara berasingan dengan keadilan dan pertimbangan situasi.